制定采購(gòu)計(jì)劃

（1）生產(chǎn)、倉(cāng)庫(kù)等部門定期編制采購(gòu)計(jì)劃

（2）經(jīng)部門負(fù)責(zé)人等適當(dāng)?shù)墓芾砣藛T審批后提交采購(gòu)部門，具體安排商品及服務(wù)采購(gòu)

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供應(yīng)商認(rèn)證及信息維護(hù)

（供應(yīng)商清單）

（1）通常對(duì)于合作的供應(yīng)商事先進(jìn)行資質(zhì)等審核、將通過(guò)審核的供應(yīng)商信息錄入系統(tǒng)，形成完整的供應(yīng)商清單

（2）及時(shí)對(duì)供應(yīng)商信息變更進(jìn)行更新

（3）采購(gòu)部門只能向通過(guò)審核的供應(yīng)商進(jìn)行采購(gòu)

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請(qǐng)購(gòu)商品和服務(wù)（請(qǐng)購(gòu)單）

（1）倉(cāng)儲(chǔ)部門填寫請(qǐng)購(gòu)單，通常由倉(cāng)儲(chǔ)部門經(jīng)理在請(qǐng)購(gòu)單上簽字審批

（2）生產(chǎn)部門填寫請(qǐng)購(gòu)單，通常由生產(chǎn)部門經(jīng)理在請(qǐng)購(gòu)單上簽字審批

（3）對(duì)于日常采購(gòu)的請(qǐng)購(gòu)，應(yīng)當(dāng)根據(jù)請(qǐng)購(gòu)單進(jìn)行一般授權(quán)審批，每張請(qǐng)購(gòu)單必須經(jīng)過(guò)對(duì)這類支出預(yù)算負(fù)責(zé)的主管人員簽字審批

由于企業(yè)內(nèi)不少部門都可以填列請(qǐng)購(gòu)單，可以按部門分別設(shè)置請(qǐng)購(gòu)單的連續(xù)編號(hào)（請(qǐng)購(gòu)單可以不要求統(tǒng)一編號(hào)）

（1）采購(gòu)部門負(fù)責(zé)編制訂購(gòu)單，發(fā)出訂購(gòu)單

（2）采購(gòu)部門對(duì)經(jīng)過(guò)恰當(dāng)批準(zhǔn)的請(qǐng)購(gòu)單發(fā)出訂購(gòu)單，詢價(jià)后確定最佳供應(yīng)商，但詢價(jià)與確定供應(yīng)商的職責(zé)應(yīng)當(dāng)分離；對(duì)一些大額、重要的采購(gòu)項(xiàng)目，采用招標(biāo)方式確定供應(yīng)商

（3）采購(gòu)部門收到請(qǐng)購(gòu)單后，對(duì)金額在人民幣××元以下的請(qǐng)購(gòu)單由采購(gòu)經(jīng)理負(fù)責(zé)審批；金額在人民幣××元至××元的請(qǐng)購(gòu)單由總經(jīng)理負(fù)責(zé)審批；金額超過(guò)人民幣××元的請(qǐng)購(gòu)單需經(jīng)董事會(huì)審批

（4）采購(gòu)信息管理員根據(jù)經(jīng)恰當(dāng)審批的請(qǐng)購(gòu)單生成連續(xù)編號(hào)的訂購(gòu)單

（5）在采用自動(dòng)化信息系統(tǒng)的被審計(jì)單位，將經(jīng)審批的請(qǐng)購(gòu)單信息輸入系統(tǒng)，系統(tǒng)將自動(dòng)生成訂購(gòu)單（此時(shí)系統(tǒng)顯示為“待處理”狀態(tài)）。每周，采購(gòu)信息管理員核對(duì)本周內(nèi)生成的訂購(gòu)單，將請(qǐng)購(gòu)單和訂購(gòu)單存檔管理，對(duì)任何不連續(xù)編號(hào)的情況進(jìn)行檢查

（1）在采用自動(dòng)化信息系統(tǒng)的被審計(jì)單位，采購(gòu)業(yè)務(wù)員根據(jù)系統(tǒng)顯示的“待處理”的訂購(gòu)單信息，安排供應(yīng)商發(fā)貨、收取采購(gòu)發(fā)票以及倉(cāng)儲(chǔ)驗(yàn)收等事宜

（2）每周，財(cái)務(wù)部門應(yīng)付賬款記賬員匯總本周內(nèi)生成的所有訂購(gòu)單并與請(qǐng)購(gòu)單核對(duì)，編制采購(gòu)信息報(bào)告

如訂購(gòu)單與請(qǐng)購(gòu)單核對(duì)相符，應(yīng)付賬款記賬員即在采購(gòu)信息報(bào)告上簽字。如有不符，應(yīng)付賬款記賬員將通知采購(gòu)信息管理員，與其共同調(diào)查該事項(xiàng)。應(yīng)付賬款記賬員還需在采購(gòu)信息報(bào)告中注明不符事項(xiàng)及其調(diào)查結(jié)果

驗(yàn)收商品

（驗(yàn)收單）

（1）驗(yàn)收部門首先需要比較所驗(yàn)收商品與訂購(gòu)單上的要求是否相符，然后再盤點(diǎn)商品并檢查商品有無(wú)損壞

（2）驗(yàn)收部門對(duì)已收貨的每張訂購(gòu)單編制一式多聯(lián)、預(yù)先按順序編號(hào)的驗(yàn)收單

（3）驗(yàn)收人員將商品送交倉(cāng)庫(kù)或其他請(qǐng)購(gòu)部門時(shí)，應(yīng)取得經(jīng)過(guò)簽字的收據(jù)，或要求其在驗(yàn)收單的副聯(lián)上簽收

（4）驗(yàn)收人員應(yīng)將驗(yàn)收單其中的一聯(lián)送交財(cái)務(wù)部門

（1）儲(chǔ)存崗位與驗(yàn)收崗位應(yīng)當(dāng)職責(zé)分離

（2）限制無(wú)關(guān)人員接近儲(chǔ)存的商品

以支票結(jié)算方式為例，編制和簽發(fā)支票的有關(guān)控制包括：

（1）由被授權(quán)的財(cái)務(wù)部門的人員負(fù)責(zé)簽發(fā)支票

（2）被授權(quán)簽發(fā)支票的人員應(yīng)確定每張支票后附有已經(jīng)適當(dāng)批準(zhǔn)的未付款憑單，并確定支票收款人姓名和金額與憑單內(nèi)容一致

（3）支票一經(jīng)簽發(fā)就應(yīng)在其憑單和支持性憑證上用加蓋印戳或打洞等方式將其注銷，以免重復(fù)付款

（4）不得簽發(fā)無(wú)記名甚至空白的支票

（5）支票應(yīng)預(yù)先順序編號(hào)，保證支出支票存根的完整性和作廢支票處理的恰當(dāng)性

（6）應(yīng)確保只有被授權(quán)的人員才能接近未經(jīng)使用的空白支票

記錄現(xiàn)金、銀行存款支出（銀行存款余額調(diào)節(jié)表）

以記錄銀行存款支出為例，有關(guān)控制包括：

（1）會(huì)計(jì)主管應(yīng)獨(dú)立檢查記入銀行存款日記賬和應(yīng)付賬款明細(xì)賬的金額的一致性，以及與支票匯總記錄的一致性

（2）通過(guò)定期比較銀行存款日記賬記錄的日期與支票副本的日期，獨(dú)立檢查入賬的及時(shí)性

（3）獨(dú)立編制銀行存款余額調(diào)節(jié)表

銀行存款余額調(diào)節(jié)表通常不能由出納員編制