初級會計考試內(nèi)容零散瑣碎，早備考更有利于同學(xué)們扎實掌握教材內(nèi)容，東奧小編下面就和大家分享由名師提供的《經(jīng)濟(jì)法基礎(chǔ)》科目第二章考點會計檔案管理詳解，建議同學(xué)們認(rèn)真閱讀！

【重要考點詳解】會計檔案管理

考點1：什么是會計檔案

1. 會計檔案是指單位在進(jìn)行會計核算等過程中接收或形成的，記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項的，具有保存價值的文字、圖表等各種形式的會計資料。

2. 會計檔案包括通過計算機(jī)等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲的電子會計檔案。

3. 各單位的預(yù)算、計劃、制度等文件材料屬于文書檔案，不屬于會計檔案。

考點2：會計檔案的歸檔

1. 歸檔范圍

(1)會計憑證，包括原始憑證、記賬憑證;

(2)會計賬簿類，包括總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片及其他輔助性賬簿;

(3)財務(wù)會計報告類，包括月度、季度、半年度財務(wù)會計報告和年度財務(wù)會計報告;

(4)其他會計資料，包括銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、納稅申報表、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊、會計檔案鑒定意見書及其他具有保存價值的會計資料。

2. 電子會計檔案

(1)單位可以利用計算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)通信等信息技術(shù)手段管理會計檔案。

(2)電子會計檔案的基本質(zhì)量要求

①形成的電子會計資料來源真實有效，由計算機(jī)等電子設(shè)備形成和傳輸;

②使用的會計核算系統(tǒng)能夠準(zhǔn)確、完整、有效接收和讀取電子會計資料，能夠輸出符合國家標(biāo)準(zhǔn)歸檔格式的會計憑證、會計賬簿、財務(wù)會計報表等會計資料，設(shè)定了經(jīng)辦、審核、審批等必要的審簽程序;

③使用的電子檔案管理系統(tǒng)能夠有效接收、管理、利用電子會計檔案，符合電子檔案的長期保管要求，并建立了電子會計檔案與相關(guān)聯(lián)的其他紙質(zhì)會計檔案的檢索關(guān)系;

④采取有效措施，防止電子會計檔案被篡改;

⑤建立電子會計檔案備份制度，能夠有效防范自然災(zāi)害、意外事故和人為破壞的影響;

⑥形成的電子會計資料不屬于具有永久保存價值或者其他重要保存價值的會計檔案。

(3)僅以電子形式保存，形成電子會計檔案

①單位內(nèi)部形成的、屬于歸檔范圍的電子會計資料，符合電子會計檔案基本質(zhì)量要求的，可僅以電子形式保存，形成電子會計檔案。

②單位從外部接收的電子會計資料，符合電子會計檔案基本質(zhì)量要求、附有符合《中華人民共和國電子簽名法》規(guī)定的電子簽名的，可僅以電子形式歸檔保存，形成電子會計檔案。

3. 歸檔責(zé)任人

單位的會計機(jī)構(gòu)或會計人員所屬機(jī)構(gòu)按照歸檔范圍和歸檔要求，負(fù)責(zé)定期將應(yīng)當(dāng)歸檔的會計資料整理立卷，編制會計檔案保管清冊。

4. 歸檔時間

(1)當(dāng)年形成的會計檔案，在會計年度終了后，可由單位會計管理機(jī)構(gòu)臨時保管1年，再移交單位檔案管理機(jī)構(gòu)保管。

(2)因工作需要確需推遲移交的，應(yīng)當(dāng)經(jīng)單位檔案管理機(jī)構(gòu)同意，但單位會計管理機(jī)構(gòu)臨時保管會計檔案最長不超過3年。

【相關(guān)鏈接】出納人員不得兼任(兼管)稽核、會計檔案保管和收入、支出、費用、債權(quán)債務(wù)賬目的登記工作。

考點3：會計檔案的移交和利用

1. 單位會計管理機(jī)構(gòu)在辦理會計檔案移交時，應(yīng)當(dāng)編制會計檔案移交清冊，并按照國家檔案管理的有關(guān)規(guī)定辦理移交手續(xù)。

2. 紙質(zhì)會計檔案移交時應(yīng)當(dāng)保持原卷的封裝。

3. 電子會計檔案的移交

(1)電子會計檔案移交時應(yīng)當(dāng)將電子會計檔案及其元數(shù)據(jù)一并移交，且文件格式應(yīng)當(dāng)符合國家檔案管理的有關(guān)規(guī)定。

(2)特殊格式的電子會計檔案應(yīng)當(dāng)與其讀取平臺一并移交。

(3)單位檔案管理機(jī)構(gòu)接收電子會計檔案時，應(yīng)當(dāng)對電子會計檔案的準(zhǔn)確性、完整性、可用性、安全性進(jìn)行檢測，符合要求的才能接收。

4. 會計檔案的利用

(1)單位應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照相關(guān)制度利用會計檔案，在進(jìn)行會計檔案查閱、復(fù)制、借出時履行登記手續(xù)，嚴(yán)禁篡改和損壞。

(2)會計檔案借用單位應(yīng)當(dāng)妥善保管和利用借入的會計檔案，確保借入會計檔案的安全完整，并在規(guī)定時間內(nèi)歸還。

考點4：會計檔案的（最低）保管期限

1. 會計檔案的保管期限分為永久、定期(一般分為10年和30年)兩類;會計檔案的保管期限，從會計年度終了后的第一天算起。

2. 會計檔案的內(nèi)容和保管期限的具體規(guī)定(以企業(yè)和其他組織為例)

【提示】單位會計檔案的具體名稱如有與上表所列檔案名稱不相符的，應(yīng)當(dāng)比照類似檔案的保管期限辦理。

考點5：會計檔案的鑒定和銷毀

1. 會計檔案的鑒定

(1)單位應(yīng)當(dāng)定期對已到保管期限的會計檔案進(jìn)行鑒定，并形成會計檔案鑒定意見書。經(jīng)鑒定，仍需繼續(xù)保存的會計檔案，應(yīng)當(dāng)重新劃定保管期限;對保管期滿，確無保存價值的會計檔案，可以銷毀。

(2)會計檔案鑒定工作應(yīng)當(dāng)由單位檔案管理機(jī)構(gòu)牽頭，組織單位會計、審計、紀(jì)檢監(jiān)察等機(jī)構(gòu)或人員共同進(jìn)行。

2. 不得銷毀的會計檔案

(1)保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項的會計憑證不得銷毀，紙質(zhì)會計檔案應(yīng)當(dāng)單獨抽出立卷，電子會計檔案單獨轉(zhuǎn)存，保管到未了事項完結(jié)時為止。

(2)單獨抽出立卷或轉(zhuǎn)存的會計檔案，應(yīng)當(dāng)在會計檔案鑒定意見書、會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。

3. 會計檔案的銷毀程序

(1)單位檔案管理機(jī)構(gòu)編制會計檔案銷毀清冊，列明擬銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度、檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限和銷毀時間等內(nèi)容。

(2)單位負(fù)責(zé)人、檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、會計管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、檔案管理機(jī)構(gòu)經(jīng)辦人、會計管理機(jī)構(gòu)經(jīng)辦人在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。

①單位檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)組織會計檔案銷毀工作，并與會計管理機(jī)構(gòu)共同派員監(jiān)銷。

②監(jiān)銷人在會計檔案銷毀前，應(yīng)當(dāng)按照會計檔案銷毀清冊所列內(nèi)容進(jìn)行清點核對;在會計檔案銷毀后，應(yīng)當(dāng)在會計檔案銷毀清冊上簽名或蓋章。

③電子會計檔案的銷毀還應(yīng)當(dāng)符合國家有關(guān)電子檔案的規(guī)定，并由單位檔案管理機(jī)構(gòu)、會計管理機(jī)構(gòu)和信息系統(tǒng)管理機(jī)構(gòu)共同派員監(jiān)銷。

會計檔案銷毀清冊各事項總結(jié)

考點6：特殊情況下的會計檔案處置

1. 單位分立

(1)單位分立后原單位存續(xù)的，其會計檔案應(yīng)當(dāng)由分立后的存續(xù)方統(tǒng)一保管，其他方可以查閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會計檔案。

(2)單位分立后原單位解散的，其會計檔案應(yīng)當(dāng)經(jīng)各方協(xié)商后由其中一方代管或按照國家檔案管理的有關(guān)規(guī)定處置，各方可以查閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會計檔案。

(3)單位分立中未結(jié)清的會計事項所涉及的會計憑證，應(yīng)當(dāng)單獨抽出由業(yè)務(wù)相關(guān)方保存，并按照規(guī)定辦理交接手續(xù)。

(4)單位因業(yè)務(wù)移交其他單位辦理所涉及的會計檔案，應(yīng)當(dāng)由原單位保管，承接業(yè)務(wù)單位可以查閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會計檔案。對其中未結(jié)清的會計事項所涉及的會計憑證，應(yīng)當(dāng)單獨抽出由承接業(yè)務(wù)單位保存，并按照規(guī)定辦理交接手續(xù)。

2. 單位合并

(1)單位合并后原各單位解散或者一方存續(xù)其他方解散的，原各單位的會計檔案應(yīng)當(dāng)由合并后的單位統(tǒng)一保管。

(2)單位合并后原各單位仍存續(xù)的，其會計檔案仍應(yīng)當(dāng)由原各單位保管。

3. 建設(shè)單位項目建設(shè)的會計檔案的交接

建設(shè)單位在項目建設(shè)期間形成的會計檔案，需要移交給建設(shè)項目接受單位的，應(yīng)當(dāng)在辦理竣工財務(wù)決算后及時移交，并按照規(guī)定辦理交接手續(xù)。

4. 單位之間交接會計檔案

(1)單位之間交接會計檔案時，交接雙方應(yīng)當(dāng)辦理會計檔案交接手續(xù)。

(2)交接要求

①移交會計檔案的單位，應(yīng)當(dāng)編制會計檔案移交清冊，列明應(yīng)當(dāng)移交的會計檔案名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度、檔案編號、應(yīng)保管期限和已保管期限等內(nèi)容。

②交接會計檔案時，交接雙方應(yīng)當(dāng)按照會計檔案移交清冊所列內(nèi)容逐項交接，并由交接雙方的單位有關(guān)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)監(jiān)督。

③交接完畢后，交接雙方經(jīng)辦人和監(jiān)督人應(yīng)當(dāng)在會計檔案移交清冊上簽名或蓋章。

④電子會計檔案應(yīng)當(dāng)與其元數(shù)據(jù)一并移交，特殊格式的電子會計檔案應(yīng)當(dāng)與其讀取平臺一并移交。檔案接受單位應(yīng)當(dāng)對保存電子會計檔案的載體及其技術(shù)環(huán)境進(jìn)行檢驗，確保所接收電子會計檔案的準(zhǔn)確、完整、可用和安全。

注：以上《經(jīng)濟(jì)法基礎(chǔ)》學(xué)習(xí)內(nèi)容由東奧名師講義及東奧教研專家團(tuán)隊提供

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