淺談對辦公用品及辦公費的內控
辦公用品是企業開門經營的日常用品，所產生的辦公費在企業的整體成本費用中占比很小。但辦公用品及辦公費的內控對整個企業來說體現的是企業文化、企業治理和員工素養。如紙張的重復利用，不僅能反映出員工勤儉愛企的優秀品質，也能反映出企業文化的積淀與企業治理水平。那么如何做好內控工作呢，一起看看吧。
一是要做好辦公費的年度預算。在上年度末就要結合下年的企業目標和業務分布，由下而上的做好年度預算，并結合每季度的實際對年度預算進行微調。半年、年終要對年度預算分單位(部門)進行績效考核，看執行年度預算是否堅決;執行年度預算是否能反映出勤儉節約、資源再利用和推動實現企業戰略目標。
二是根據企業實際，指定某一部門負責統一(集中)采購。優點在于能形成買方議價優勢，買到價低質高的物品。并且能督促各單位按預算采購(使用)辦公用品。
三是建立并嚴格執行請購制度。各單位要按照年度預算，合理安排采購，并統一采用先申請后采購的程序。在預算內的采購報分管領導審批，超預算的采購要按規定程序，進行報批。申請獲批后，將申請采購單送交集中采購部門統一采購。
四是建立并嚴格執行驗收和入庫登記制度。企業應成立驗收小組，由采購(使用)單位、集中采購部門、企業監管部門組成驗收小組，對采購物品的數量、質量、實用性等方面進行驗收，并在辦公用品采購單上或驗收單上簽字。集中采購部門根據驗收單登記采購物品并向申請采購(使用)單位移交所采購的物品。采購(使用)單位應根據驗收單入庫。
五是建立出庫領用登記制度。采購(使用)單位應指定專人保管辦公用品并建立辦公用品臺賬，按照物品類別進行領用登記或出庫。臺帳上要記載物品名、物品規格型號、采購(回收)日期、采購(回收)數量、物品保管人、領用審批人、領用人(使用人)、領用數量、領用日期、結余數量等。
六是對“耐用(貴重)辦公用品”要建立“使用(移交)備查帳”。要明確耐用(貴重)辦公用品的使用人是誰、在那使用和物品現狀;在使用人調離崗位時要有交接手續。并且企業人力資源部門要將該交接手續作為辦理調離手續的主要依據。
七是建立并執行績效考核制度。由企業內審部或其他職能部門在年終時分單位(部門)對辦公用品的集中采購和申請、采購、驗收、入庫、出庫、領用、使用(管理)、移交及回收等進行績效考核，評價現在的程序是充完善是否實用、是否達到崗位監督，采購到的物品是否價低質高，是否存在人為丟失、損壞，是否充分利用現有辦公用品等。
企業對辦公用品及辦公費的內控是勤儉愛企和企業文化的表現與積淀，也是企業治理的一項重要內容。企業應建立有目標、有預算、有報告、有審計、有考核、有評價的以提升企業整體經營效率和經營效益為目標的現代企業內控
注：本文轉載于中國審計網
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