一、會計科目的設置

    為了反映設備和材料采購業務的增減變動及結轉情況，核算其采購成本，企業應設置以下會計科目。

    1、“物資采購”科目

    該科目用以核算企業購入的設備和材料的采購成本。其借方反映外購設備和材料的實際成本，以及月終結轉入庫材料實際采購成本小于計劃成本的差額；貸方反映驗收入庫設備的實際成本，入庫材料的計劃成本、短缺和損失，以及月終結轉入庫材料實際采購成本大于計劃成本的差額。余額一般在借方，表示在途設備及材料的實際成本。該科目下應設置“設備采購”和“材料采購”明細科目，分別核算設備和材料的采購成本。

    2、“采購保管費”科目

    用以核算企業為采購、驗收、保管和收發設備和材料所發生的各種費用。其借方核算企業發生的各項采購保管費用；貸方核算己分配計人設備和材料采購成本的采購保管費用；本科目一般元余額。采用按計劃分配率分配采購保管費的企業，本科目期末借方余額反映實際發生數大于計劃分配數的差額，貸方余額反映實際發生數小于計劃分配數的差額，年度終了時，本科目的余額應全部計入設備和材料采購成本。本科目應按采購保管費用項目設置明細賬進行明細核算。

    3、“庫存設備”科目

    用以核算企業用于開發工程的各種庫存設備的實際成本。本科目借方核算購入并驗收入庫設備的實際成本；貸方核算出庫交付安裝設備的實際成本；余額在借方，表示庫存未安裝設備的實際成本。本科目應按設備的存放地點和設備的類別等設置明細賬進行明細核算。

    4、“庫存材料”科目

    用以核算企業各種庫存材料的計劃成本或實際成本。本科目借方反映購入并驗收入庫材料的計劃成本或實際成本；貸方反映出庫材料的計劃成本或實際成本；期末借方余額，表示庫存材料的計劃成本或實際成本。

    5、“材料成本差異”科目

    核算企業各種材料的實際成本與計劃成本之間的差異。本科目借方登記入庫材料及低值易耗品實際成本大于計劃成本的差異；貸方登記實際成本小于計劃成本的差異、結轉出庫材料和低值易耗品應負擔的成本差異；借方余額表示庫存材料和低值易耗品的實際成本大于計劃成本的差異；貸方余額表示其實際成本小于計劃成本的差異。本科目應分別按材料類別或品種進行明細核算。

    二、采購業務的核算

    1、設備采購的核算

    例1：假設某房地產開發公司從外地采購用于開發工程的設備一臺，有關發票、賬單列明其買價（含稅）80 000元，代墊運雜費4500元，已通過銀行予以承付。會計分錄如下：

    （1）支付款項：

    借：物資采購——設備采購    84500

        貸：銀行存款    84500

    （2）按計劃分配率5%，分配應負擔的采購保管費：

    借：物資采購——設備采購    4225

        貸：采購保管費    4225

    （3）上項設備到達并驗收入庫：

    借：庫存設備    88725

        貸：物資采購——設備采購    88725

    例2：假設采購上項設備時，按購貨合同規定應預付50%的貨款，余款在收到設備后一次付清，會計分錄如下：

    （1）預付款項40 000元（80 000×50%）

    借：預付賬款    40000

        貸：銀行存款    40000

    （2）收到發票、賬單

    借：物資采購——設備采購    84500

        貸：應付賬款    84500

    （3）結轉預付款項

    借：應付賬款    40000

        貸：預付賬款    40000

    （4）付清余款

    借：應付賬款    44500

        貸：銀行存款    44500

    （5）分配該項設備應負擔的采購保管費，仍按計劃分配率5%進行分配，為4225元

    借：物資采購——設備采購    4225

        貸：采購保管費    4225

    （6）設備驗收入庫，結轉其成本

    借：庫存設備    88725

        貸：物資采購——設備采購    88725

    2、材料采購的核算

    例3：某房地產開發公司采用商業承兌匯票結算方式購甲材料一批，價款（含稅）為200000元，運雜費5000元（貨到支付）。該材料采用計劃成本核算，其計劃總成本為210 000元。會計分錄如下：

    （1）開出、承兌商業匯票

    借：物資采購——材料采購    200000

        貸：應付票據    200000

    （2）貨到時支付運雜費

    借：物資采購——材料采購    5000

        貸：銀行存款    5000

    （3）材料全部驗收入庫，結轉其計劃成本

    借：庫存材料——甲材料    210 000

        貸：物資采購——材料采購    210000

    （4）按計劃分配率4%分配應負擔的采購保管費8200元（20500O ×4%）

    借：物資采購——材料采購    8200

        貸：采購保管費——材料    8200

    （5）結轉材料成本差異3200元（213200-210 000）

    借：材料成本差異——材料    3200

        貸：物資采購——材料采購    3200

    例4：某房地產開發企業采用托收承付結算方式采購乙材料一批，材料已到達并驗收入庫，而發票賬單未到，貨款末付。

    對于此項業務，月份內可暫不入賬，待發票賬單到達時，再進行會計處理，如果月終發票賬單仍未到達，為了在報表中能真實地反映企業庫存材料的情況，對此，企業應暫估價入賬。

    （1）假設企業所購乙材料月終發票賬單仍未到達，按計劃價50 000暫估入賬

    借：庫存材料——乙材料    50 000

        貸：應付賬款    50 000

    （2）下月初，用紅字作與前相同的分錄，沖回暫估料款

    借：庫存材料——乙材料    50 000

        貸：應付賬款    50 000

    （3）待收到發票賬單時，再按照正常方法進行會計處理，在此不再贅述。

    企業在外購材料過程中，由于種種原因可能會發生短缺和損耗，對此，也應進行正確的會計處理：

    （1）能夠確定責任人的損失：

    借：應收賬款（供貨單位賠償）

        其他應收款（運輸單位賠償）

        貸：物資采購

    （2）需要查明原因才能轉銷的損失：

    借：待處理財產損溢——待處理流動資產損溢

        貸：物資采購

    查明原因后，予以轉銷：

    借：營業外支出（自然災害造成的凈損失）

        采購保管費（無法收回的超定額損失）

        貸：待處理財產損溢——待處理流動資產損溢

    三、采購保管費的核算

    采購保管費核算較簡單，日常發生的各項采購保管費，應根據有關憑證直接歸集到“采購保管費”科目。會計分錄為：

    借：采購保管費

        貸：銀行存款等

    企業發生的采購保管費，應于月份終歹時全部分配計入本月購人的各種物資的實際采購成本。為了使年度內各月材料物資采購成本能均衡負擔，采購保管費也可按照計劃分配率進行分配，按計劃分配率分配的采購保管費與實際發生的采購保管費的差額，平時可保留在“采購保管費”科目內不予轉銷，在編制資產負債表時，列入“待攤費用”項目，如為貸方余額則作抵減“待攤費用”處理。但年度終了時，采購保管費應全部計入材料物資的采購成本，而不留余額。

    采購保管費按計劃分配率分配的計算公式為：

    采購保管費計劃分配率=全年計劃材料物資采購保管費÷全年計劃外購材料物資價稅和運雜費×100%

    某項材料物資應分配的采購保管費=該項材料物資的價稅和運雜費×計劃分配率