為了防止會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的丟失和損壞，會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的備份就成了一項(xiàng)非常重要的，必須經(jīng)常進(jìn)行的例行性基礎(chǔ)工作。

    會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的備份一般可分為日備份和月備份。

    日備份屬于安全性備份。

    在實(shí)踐中日備份常用的一種備份方法是所謂“祖父——父親——兒子”方法。這種方法同時(shí)保存三個(gè)更新的文件，其中“兒子”文件是最新?tīng)顟B(tài)的，它是由當(dāng)前業(yè)務(wù)文件更新“父親”文件產(chǎn)生的；同樣，“父親”文件是當(dāng)前業(yè)務(wù)文件更新“祖父”文件而生成的。這樣，如果“兒子”文件被毀或發(fā)現(xiàn)有錯(cuò)誤，可以采用前推法恢復(fù)當(dāng)前文件，即根據(jù)“父親”文件和“父親”與“兒子”文件間隔期間的業(yè)務(wù)文件來(lái)重建“兒子”文件。可以看出，這種方式下，備份文件的保存期間是備份周期的三倍。如果每天備份一次，那么一套備份文件只能保存三天。

    月備份的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)作為會(huì)計(jì)檔案資料保存。

    確保會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)備份成功有幾個(gè)因素。

    （1）必須使備份成為例行性的工作。許多計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)系統(tǒng)的管理員往往認(rèn)為進(jìn)行日備份沒(méi)有必要，這種觀點(diǎn)是非常錯(cuò)誤的。這是目為計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)很容易被有意或無(wú)意地破壞，如果沒(méi)有備份，會(huì)導(dǎo)致巨大損失

    （2）需要把備份的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)扣管在安全可靠的地方。備份會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的磁盤(pán)、磁帶也會(huì)面臨失火、被盜等風(fēng)險(xiǎn)，因此，尋找一個(gè)安全的地方來(lái)保存?zhèn)浞莸拇疟P(pán)、磁帶等是必要的。

    （3）要不斷地為備份做好記錄。在開(kāi)始備份前，準(zhǔn)備一個(gè)可登記；個(gè)循環(huán)的記錄作為備份日志，記錄備份執(zhí)行的日期、備份設(shè)備名、備份磁盤(pán)或磁帶的位置，并在日志中簽上備份人員的姓名。