收款單位按照收付雙方簽訂的合同的要求發貨或提供勞務后，填制托收承付結算憑證。由于托收承付結算分為郵劃和電劃兩種，因而相應地托收承付結算憑證也分為郵劃托收承付結算憑證和電劃托收承付結算憑證兩種。

    郵劃托收承付結算憑證一式五聯，第一聯（回單）是收款單位開戶銀行給收款單位的回單，第二聯（委托收款憑證）是收款單位委托開戶銀行辦理托收款項后的收款憑證，第三聯（支款憑證）是付款單位向開戶銀行支付貸款的支款憑證，第四聯（收賬通知）是收款單位開戶銀行在款項收妥后給收款單位的收賬通知，第五聯（承付支款通知）是付款單位開戶銀行通知付款單位按期承付貨款的承付（支款）通知。電劃托收承付結算憑證也是一式五聯，第一聯、第二聯、第三聯、第五聯的作用與郵劃托收承付結算憑證相同，第四聯是付款單位開戶銀行拍發電報的依據。

    收款單位出納員在填寫托收承付結算憑證時，應按照要求逐項認真填寫憑證的各項內容，包括收款單位（即本單位）的全稱、賬號、開戶銀行，付款單位的全稱、賬號或地址、開戶銀行，托收金額的大、小寫，隨憑證附寄的單證的張數或冊數，商品發運情況（如運單的號碼等），合同名稱號碼等，并在托收承付結算憑證的第二聯“收款單位蓋章”欄加蓋本單位預留銀行印鑒。然后，將托收承付結算憑證連同發運單證或有關證件和交易憑證（如銷貨發票、代墊運雜費單據等）一并送交開戶銀行辦理托收手續。如開戶銀行認為有必要，還需附送收、付款雙方簽訂的經濟合同。如果收款單位的發運證件經銀行驗證后需要取回的，應向銀行說明。

    開戶銀行收到收款單位的托收憑證后，將按照托收承付結算的范圍、條件和托收憑證的要求進行認真的審查，必要時還將查驗收付款雙方簽訂的經濟合同。按照規定，開戶銀行審查時間最長不超過2天。經審查認為不符合要求的，銀行將不予辦理，退回托收憑證。審查無誤的，辦理托收手續，在托收承付結算憑證第一聯上加蓋業務用公章退還給收款單位。對收款單位提供發運證件交銀行驗證后，需要取回保管或寄存的，應在各聯憑證和發運證件上加蓋“已驗發運證件”戳記，然后將發運證件退還給收款單位。

    收款單位在收到銀行蓋章退回的托收承付結算憑證第一聯后，應根據托收承付結算憑證第一聯和有關單證編制轉賬憑證，其會計分錄為：

    借：應收賬款——××單位

        貸：產品銷售收入或商品銷售收入等

    對于收款單位在發運貨物時代付款單位墊付的運雜費，應在墊付后憑運雜費單據復制件（原件隨托收承付結算憑證寄付款單位）編制銀行存款或現金付款憑證，其會計分錄為：

    借：應收賬款——××單位

        貸：銀行存款或現金

    例：大圣公司采用異地托收承付方式向大明公司銷售商品180000元，另外代墊運費4000元，已用轉賬支票支付。

    企業用轉賬支票代墊運費時，根據運費單據編制銀行存款付款憑證，其會計分錄為：

    借：應收賬款——大明公司 4000

        貸：銀行存款 4000

    辦妥托收承付手續后，根據銀行轉來的托收憑證第一聯和發票等有關單證編制轉賬憑證，其會計分錄為：

    借：應收賬款——大明公司 180000

        貸：商品銷售收入 153846.15

            應交稅金——應交增值稅（銷項稅額） 26153.85

    此外，收款單位出納員還應根據托收承付結算憑證第一聯登記“異地托收承付登記簿”，詳細登記辦妥托收日期，付款單位的名稱、賬號、開戶銀行，托收款項內容（如××商品貨款），托收金額等，待收到付款單位貨款時再進一步登記托回金額和托回日期等。