財務共享服務主要集中在財務核算業務中，并且是財務核算業務中重復性高、業務量大、標準化程度較高的業務。

財務核算業務是財務工作中最為基礎和核心的業務。它包括總賬和報表管理、采購和付款管理、銷售和收款管理、資產核算、成本管理和現金管理等。

根據中興新云服務有限公司、特許公認會計師公會（ ACCA ）、廈門國家會計學院發布的《2022年中國共享服務領域調研報告——邁向世界一流》 ，上述業務中，采購和付款、資金結算、總賬和報表、固定資產核算、銷售和收款是在財務共享服務中實施最多的業務。

本節僅介紹財務共享下采購和付款、費用報銷、銷售和收款三個主要流程的基本內容。

（一）采購和付款流程

1.采購和付款業務通常要經過請購、訂貨、驗收和付款程序，不同企業根據其具體業務情況和內控要求不同，實際做法會有區別，但共同的特點是程序復雜，涉及的單據和記錄繁多。以一般制造企業為例，其采購涉及的主要業務活動（不同企業的具體活動名稱和單據名稱可能不同，下同）可能包括編制采購計劃、維護供應商清單、請購商品或勞務、編制采購申請單、驗收商品、確認和記錄負債等。

采購和付款業務涉及的單據和會計記錄可能包括采購計劃、供應商清單、采購申請單、采購合同、驗收單、 采購發票、轉賬憑證等；而付款涉及的主要業務活動則包括辦理付款和記錄現金、銀行存款支出等，涉及的單據和會計記錄可能包括付款憑證、應付賬款明細賬、庫存現金日記賬和銀行存款日記賬等。

采購和付款業務通常業務數量大、重復程度高，同時企業對采購和付款的內控要求高，因此它適合在流程再造和標準化后在集團范圍內采用財務共享服務模式實現，是能較好體現財務共享服務價值的業務領域。

2.一般企業財務共享服務中的采購和付款流程通常以采購申請為起點，具體流程可以根據企業的實際業務發生情況和內控要求進行設計和個性化配置。

3.在采購和付款共享流程中，業務節點如下：

①業務審批。企業各分、子公司等提起采購計劃，并由相關歸口管理部門匯總以后報公司生產計劃部審批，審批通過以后組織遴選供應商并簽訂采購合同， 物資入庫以后由庫存管理部門安排入庫驗收。

②填單/掃描。企業各分、子公司業務人員線上填寫付款申請單、報賬單據，并把附件整理好交給掃描員；掃描員核實附件是否完整準確后將附件掃描成電子影像。目前大部分企業憑證已經實現電子化，需要人工掃描的業務量不斷降低。

③財務共享服務中心采購會計復核。業務審批完成后的單據流入財務共享服務中心，由財務共享服務中心費用會計或采購會計初核，生成暫存記賬憑證；初核后再經會計復核，然后自動生成正式記賬憑證進入會計核算系統。

④財務共享服務中心出納付款。采購物資記賬成功后，出納根據資金計劃進行付款，付款后由往來會計生成付款憑證。

⑤財務共享服務中心歸檔。企業各分、子公司掃描員定期把紙質資料郵寄到財務共享服務中心，財務共享服務中心歸檔員將電子影像與紙質資料進行稽核匹配并歸檔。

（二）費用報銷流程

1.企業費用報銷的主要內容通常為企業經辦人員先墊付后報銷的業務。企業的費用報銷業務具有數量龐大、程序煩瑣、重復率高、金額小、單據格式不一致等特點。由于費用報銷業務比較容易標準化，適合采用財務共享服務模式實現高效處理，因此大部分公司在建設財務共享時會優先將費用業務納入共享服務范圍，大幅度提升財務工作的效率，提升員工的體驗。

2.財務共享服務中的費用報銷流程，可以根據企業的實際情況和內控要求進行設計。通常，企業的費用報銷流程可分為先申請再報銷和直接報銷兩種。如果想達到事前控制的目的，就需要要求員工在業務實際發生之前先申請，經過部門領導審批后才能開展該項業務活動，完成業務活動后再就該項業務活動發生的費用進行報銷。而報銷又可以按照員工是否墊款分為先墊款再報銷和先借款再報銷兩種形式。

先墊款再報銷，是指員工在發生業務活動時沒有提前借款，而是自己墊款開展業務活動，之后再憑相關票據進行報銷。

先借款再報銷，是指員工在業務活動發生之前，先申請了借款或者備用金，自己不墊款，待業務活動發生之后再憑相關票據進行報銷，并根據實際業務發生金額對借款金額多退少補。

也有企業員工辦理了信用卡性質的公務卡。這種新型模式是利用員工的公務信用卡額度，既不需要提前辦理借款手續，又不實際占用員工資金，更加具有優勢。

3.在費用報銷共享流程中，業務節點如下：

①填單/掃描。業務人員在業務活動完成后開始報銷，員工填寫報銷單，并將發票等實物票據提交至本部門/單位掃描員，掃描員首先檢查實物票據是否正確、合規，是否齊全。如果不齊全，需要補充欠缺資料；如果齊全，掃描員掃描實物票據作為單據附件，點擊通過后進入后續審批節點。主管部門領導對事項的真實性進行把關，審批通過后方可進行后續流程。

②財務共享服務中心費用會計審核。報銷單線上流轉到會計初審崗，會計初審崗對單據及票據影像進行二次審核，主要確認票據合法、合規、達到結算條件，審核通過后進入財務共享服務中心。財務共享服務中心費用會計對申請單及票據影像進行審核，審核通過后復審崗進行復審，并生成憑證。

③財務共享服務中心出納付款。費用報賬成功后，出納根據資金計劃進行付款，付款后由往來會計生成付款憑證。

④財務共享服務中心歸檔。掃描員定期把紙質資料郵寄到財務共享服務中心，財務共享服務中心歸檔員將電子影像與實物進行稽核匹配并歸檔。

（三）銷售和收款流程

1.不同的企業根據其具體情況和內控要求不同，銷售和收款業務的具體處理流程也有差異，但總體來講都是程序復雜，涉及的單據和記錄繁多，工作量大且容易出錯。

以一般制造業為例，銷售涉及的主要業務活動通常包括接受客戶訂單、批準賒銷信用、開出發運憑證并發貨、為客戶開具發票、記錄銷售、辦理和記錄銷售退回、銷售折扣和折讓等。

銷售和收款業務涉及的主要單據和會計記錄可能包括客戶訂單、銷售單、發運憑證、銷售發票、記賬憑證、匯款通知書、營業收入明細賬、折扣折讓明細賬等；

而收款涉及的主要業務活動通常包括辦理和記錄現金、銀行存款收入，壞賬核銷等，涉及的主要單據和會計記錄則包括收款憑證、應收賬款明細賬、庫存現金日記賬、銀行存款日記賬、壞賬審批表等。

2.企業對銷售和收款業務實施財務共享時，需要進行全集團范圍的流程梳理和標準化。

財務共享服務中的銷售與收款流程，可以根據企業的實際情況和內控要求進行設計。

對于一般制造業，財務共享服務中的銷售和收款流程通常以銷售合同的錄入為起點展開， 核心是銷售子流程。

3.在銷售和收款共享流程中，業務節點如下：

①業務審批。這部分包括分、子公司前期銷售業務的開展，包括客戶的評估、 銷售業務的洽談和合同的簽訂，合同簽訂為業務的起點，同時也開始數據的建立。

②業務人員填單。從提起開票到收入確認需要遵循業務流程，分、子公司業務人員在報賬系統中先后提交開票申請與收入確認單，填寫相關內容并提交后由主管領導對真實性、 合理性進行審批確認。

③財務共享服務中心收入會計復核。收入會計對財務共享服務中心的開票與收入確認進行審核，審核項目實際情況，核對表格信息的真實性和計算過程的正確性，通過審核的單據由系統生成相應記賬憑證傳遞至核算系統。

④財務共享服務中心歸檔。打印的記賬憑證、收入與費用確認表、整理成冊的會計檔案等實物資料按照歸檔流程及時進行歸檔。