1、替代手工核算的基本條件

    當電算化會計信息系統經過一定時期的試運行，達到有關要求規定，就應甩掉手工，由計算機完成會計核算工作。會計電算化的首要目的，就是要使財會人員擺脫繁瑣的記帳、算帳、報帳工作。但是對通過試運行沒有發現問題或發現問題及時得到改進的會計軟件，不能保證在正式運行中不出問題。要保證正常運轉，還需要具備相應的條件，因此，財政部在"會計核算軟件管理的幾項規定中規定，替代手工記帳必須具備以下條件：

    （1）單位獲得"會計工作達標單位"證書。

    （2）采用的會計核算軟件已通過評審。

    （3）與手工并行運行三個月以上，保存有完整的與手工核算相一致的數據。

    （4）  配有專門或主要用于會計核算工作的計算機可計算機終端，并配有指定的專職或兼職的上機操作人員。

    （5）  有嚴格的操作管理制度，包括操作人員工作職責和工作權限；預防記帳憑證等

    數據未經審核而輸入計算機的措施；預防已輸入計算機的記帳憑證未經復核而登帳的措施；必要的上機操作記錄制度。

    （6）  有嚴格的硬件、軟件管理制度，包括保證機房設備安全和計算機正常運轉的措施；會計數據和會計軟件安全保密的措施；修改會計核算軟件的審批、監督制度。

    （7）有嚴格的電算化會計檔案管理制度。

    2、替代手工核算的審批程序和要求

    各單位替代手工記帳的審批，分別由以下單位辦理：

    （1）  地方各單位由同級財政部門或其授權單位審批。

    （2）國務院直屬單位由國務院各業務主管部門批準，年末一次匯總，報財政部備案。

    （3）軍隊各單位的審批權限由總后勤部財務部規定。

    申請單位應提交以下資料：有關會計電算化的內部管理資料；計算機會計科目代碼

    和其它有關代碼及編制說明；試運行簡況及輸出的帳、證、表樣本。

    3、替代手工核算的二種方式

    從試運行向計算機系統轉換，  替代手工核算，一般有兩種方式：一種方式是全部核算業務一次性完成轉換；  另一種方式是分階段逐步轉換，以保證系統可靠，平衡過度。對于會計業務量大，處理復雜的系統，宜采用分階段轉換方式，先易后難。對于那些業務簡單或單項應用的核算業務，可用一次性轉換方式。