現代電子技術在財經領域的應用——會計電算化，為會計管理開創了一個新時代，使現代財務管理搭上了“信息快車”，徹底擺脫了“會計室里的算盤、鈔票、記賬”等沉悶印象，財務管理進入了真正的“數字時代”，大大提高了管理水平和管理效率，產生了巨大的經濟效益和社會效益。

　　會計電算化是一項復雜的系統工程，技術性、創造性很強，與其他系統比較，有很大的特殊性，它處理的信息量大，數據要求準確可靠、保存期長，需要嚴格監控；同時，會計數據要求嚴格、保密性強，屬企業敏感資料。因而，會計電算化對財務管理及其軟件設計均有特別的要求：財務管理標準化、規范化軟件設計須具有安全可靠、功能多樣性……。

　　一、財務軟件設計對會計工作的要求

　　1.增強法制觀念，嚴格執行會計法

　　會計法是我們開展企業會計工作的法律依據，執行會計法是國家對會計工作的基本要求，所以企業的財務工作必然遵守會計法，遵守國家有關信息安全的法規。只有依法辦事，會計工作才受到法律保護，從而為會計電算化的實現提供穩定的法律環境。

　　2.會計科目代碼化

　　實行會計科目代碼化的優點很多：

　　（1）結構簡單易記，便于會計人員使用；

　　（2）便于電腦識別、分類、查驗、調用和處理；

　　（3）減少資料儲存空間，減少電腦處理資料量，加快運行速度。企業會計科目代碼必須采用會計制度規定的科目統一編碼，例如現金101，銀行存款102……這樣既簡單明了又便于計算機識別和處理，工作人員也樂于使用。如果缺少了這一重要環節，電腦系統就平添許多復雜內容，計算機不得不逐次識別處理每個會計科目，大大增加了程序設計的難度，而且多占了內存空間，減慢了計算機的運行速度，還會增加出錯機會，不符合信息化環境的要求。因此，會計電算化首先要將會計科目代碼化。

　　3.會計憑證標準化電算化環境下會計憑證的設計要求：

　　（1）具有通用性——盡可能滿足各職能部門對會計核算的要求，力求做到多功能、一單多用、各方共享，提高人機工作效率。以記賬憑證設計為例。建議采用集現金收付、銀行轉賬、往來于一身的復式記賬憑證，其內容應包括：摘要、科目編碼、會計科目、一二級明細目、外幣種類、借貸方金額、備注等，這樣既適合處理人民幣業務，又能處理外幣業務，基本滿足了會計核算的多方面要求，而且考慮到了未來對外業務發展之需，符合通用、多功能的原則。

　　（2）便于會計人員操作，易于計算機處理。憑證設計的另一個要求是盡可能減少工作人員的書寫、輸入量，減少人工處理業務方面的時間——在會計實務中，工作人員往往要花大部分時間填寫憑證、處理會計資料，效率低、差錯多，而電算化管理則要求最大限度地減少人為處理資料的時間，讓計算機更多地代替人的勞動，以無分發揮電腦高速、高效的優勢。

　　同樣道理，賬簿設置、會計報表編制，也要符合標準化的要求，既要兼顧各方面需要，又要方便計算機處理。

　　4.會計處理方法制度化

　　會計電算化系統繁復而涉及面廣，不宜經常修改，這就要求會計核算的方法、程序實行制度化。例如，固定資產的折舊方法有平均年限法、工作量法、雙倍余額遞減法、年數總和法等幾種，企業可按實際情況加以選擇，但一經確定就不要隨意更改，要形成制度化執行。如果會計處理方法更改頻繁，一則不符合會計制度要求，二則影響電腦系統正常運作，容易發生差錯。如果不慎修改出錯，就會導致系統損壞，影響正常會計工作。幾年前，英國某信用卡公司就因修改計算機程序出錯，致使支付混亂。

　　日常生活中，類似情況是屢有報道。因此，如無法規、制度的變更，一般不要隨意更改會計核算方法，以保持會計業務環境相對穩定，保證電算化系統正常運作。

　　5.培養復合型人才，提高財務人員的整體素質

　　綜觀目前的企業，既懂會計又懂計算機，并有一定英文基礎的復合型人才實在太少，這是推行會計電算化的一大障礙。會計人員如果只懂會計，沒有電腦知識，就不可能提出很好的會計管理構想去實現電子化；只有既熟悉會計，又具備一定電腦知識的會計專才，才能設計出優良的財務管理方案，讓程序設計者去開發適用軟件，使電算化發揮最大效能。再者，財務人員如具備一定電腦常識就能最大限度地避免操作錯誤，降低差錯風險，從而保證會計數據安全。為此，企業要做好復合型人才的培訓工作，讓現職會計人員掌握電腦知識，為實現電算化提供重要條件。

　　實踐證明，企業要順利實行電算化管理，必須切實做好以上各項基礎工作，爭取上級領導的大力支持，為落實基礎工作提供保證。

　　二、財務管理系統對軟件設計的要求

　　1.高起點、高規格開發高質量的軟件

　　財務系統對企業很重要，準確程度要求高，不允許有半點差錯，因而必須從高起點出發，聘請高水平、合資格、有財務軟件開發經驗的公司和工程人員負責開發，不能聘請不夠資質、不合資格、無實踐經驗的人員開發。否則，會影響系統的質量、進度，甚至會半途而廢。例如，廣州某企業，因經費不足聘請了一家技術力量較弱的公司負責開發會計系統，由于設計人員水平較低，加之無實踐經驗、缺乏財務常識，開發出的系統漏洞百出，最終無法使用，給企業造成了損失；同時，嚴重影響了該單位的電子化進程。因此，財務系統開發，用戶必須聘請技術力量雄厚、具備財務軟件設計經驗的單位和設計人員負責。

　　2.做好系統分析工作

　　軟件設計首先要從系統分析著手，目的在于了解財務工作流程，廣泛收集必要數據，對相關的各種因素進行詳細分析，這是軟件設計的基礎工作，很重要。對問題的分析是否深入細致、完整透徹，體現了設計人員對將要進行的工作的了解程度，也體現著基礎工作準備是否充分，這關系到未來系統的成敗，因而要充分重視系統分析工作。系統分析的具體步驟：

　　（1）成立專家小組，具體包括：委托方、軟件設計人員、會計師、系統使用者、信息安全工程師等組成，為全面開展工作做好準備。

　　（2）落實任務，明確基本事項，確定具體要完成哪些工作。

　　（3）提出具體要求，包括：明確給出系統的規模；系統應能完成哪些工作；系統工作的步驟和方法：新系統應達到何種質量水平，以及具體的質量控制指標、計劃進度等。

　　（4）收集、整理數據資料，包括：會計業務分工、業務量、業務處理方法、各類報表、輸出結果的時間、數據儲存要求等。

　　（5）認真編好會計業務流程圖。會計業務流程圖就是把會計業務的整個過程用圖示和文字說明表述出來。這一過程很重要，是系統設計的基礎、依據，財務系統就是根據會計業務流程圖設計出來的，是會計業務流程的“數字化”。業務流程圖質量的好壞直接決定著系統設計的成敗。因此，必須認真踏實地做好業務流程圖的編制工作。

　　業務流程圖須由專家小組編制，其間應重點發揮有實踐經驗的會計師、具體業務操作者的作用，重視一線員工的意見，盡最大可能滿足第一線業務的需要。設計財務系統很重要的一條就是實用、方便操作，要考慮到一線業務的具體情況。只有理論和實踐相結合，方便實務操作，財務系統才受使用者歡迎。

　　業務流程圖須同時采用文字說明、圖形描述兩種形式，以相互補充；有關說明、描述必須詳細、周密、完善、步步到位，凡是業務觸及到的細節均應詳細說明、準確標出，為下一步程序設計工作提供充分依據。

　　有的單位在開發財務軟件系統時，只側重程序設計環節，忽視業務流程圖編制的重要性，結果到了程序設計階段，不得不中斷設計，回過頭來抽出大量的人力、物力去臨時補上有關業務流程細節，財務系統成了典型的“邊設計邊施工邊補漏的‘三邊’工程”。這樣既容易出錯又拖慢了工程進度，更談不上周密完善，還會影響系統的設計質量，給企業造成損失。

　　（6）編制程序流程圖。程序流程圖是將系統設計的具體步驟，通過圖示符號表示出來，它直觀地反映了程序設計的構思過程，體現了整個程序運行的思路，是程序設計的關鍵一步，直接決定著程序設計質量的高低。同時，繪制好程序流程圖非常有利于系統的整體控制。

　　（7）對前期基礎準備工作進行嚴格審核。財務系統的設計是以各項優良的前期準備工作為前提的，基礎工作顯得尤為重要。顧此，在開展程序編寫工作之前必須全面審查有關準備工作是否充分，發現問題及時解決；嚴禁邊準備、邊設計、邊補漏。

　　3.程序設計階段，采用模塊化設計

　　模塊化就是把一個復雜的程序分成若干個功能不同的多個部分，各個子模塊均有獨立功能，可以單獨運行；而把各個子模塊組合在一起，又能方便地搭配成一個完整的系統。模塊化設計是現代程序設計中一種很重要的技巧，有著眾多優點：

　　（1）便于分工合作，提高效率，提高質量。系統設計時，可以把要做的工作分拆成多個部分，然后分配給不同的人，甚至不同的單位各自開發。這有利于提高效率，提高程序的設計質量。

　　（2）便于維護、維修，增強通用性、易讀性。

　　（3）增強模塊的獨立性，降低相互之間的依賴程度。即使有某些部分故障，也不致影響系統的整體運行。

　　（4）能設計出可繞過障礙區運行的高質量軟件——這是模塊化設計的最大優點。由于模塊之間相對獨立，所以即使出現某些非關鍵性故障，系統依然能安全運行。這一點很重要，因為系統在使用中出現小故障是較常見的現象，如果財務系統具備了這種優點，就能做到不停機維修，不致影響日常業務，這對財務管理特別有意義。反過來，如果系統一有小毛病就會影響日常業務，甚至突然“死機”，就會嚴重打亂企業的管理秩序，還可能會造成數據丟失，給企業造成損失。所以，能做到小毛病不停機維修，大故障能盡快恢復是財務管理對其軟件設計的特殊要求。

　　4.軟件設計要有擴展性，以適應企業未來發展

　　會計電腦系統設計要預計到企業各類業務的發展，要預留足夠的擴展空間，以適應業務高層次、多元化發展。某些企業的電算化系統因沒有擴展性，致使業務稍有變動，系統就無法適應，延誤了日常工作。例如，一些企業的會計系統能處理人民幣、港幣、美元業務，但對日元、英鎊、歐元或其他外幣業務就難以適應。隨著我國即將加入WT0，企業外幣業務必然日益增多，缺乏擴展功能的會計系統將難于滿足未來發展要求。因此，會計系統設計一定要有超前意識，要考慮到未來業務發展需要，設計有擴展性、多功能的軟件。

　　要考慮到某些特殊業務的需要。深圳市曾發生過這樣一件事，一對從新疆調進該市的夫婦，在為小孩辦理入戶手續時，因公安局的戶籍管理系統只能輸入四個漢字以內的姓名，而該小孩是維吾爾族，名字由近十個漢字組成，超出了公安局電腦系統的設計要求，以至無法正常入戶，引起了不必要的糾紛。以此為鑒，財務電腦系統應有處理特殊業務的設計，要考慮到特殊業務的需要。

　　5.強調面向用戶

　　財務系統的最終使用者是企業，是一線業務人員，所以要特別強調操作簡單、方便用戶，要設計良好的用戶界面，具體操作應盡可能簡單易學。在屏幕顯示方式上，最好只顯示與業務相關的資料，對可有可無的資料，如參考性、輔助性的資料則能省則省。切忌“和盤托出”——有用、暫不需用的資料均顯示于屏幕，這樣很容易造成操作錯誤，還會給人“眼花繚亂”的感覺。在目前企業計算機應用水平、管理水平不很高的情況下，“面向用戶性”很值得廣大設計人員的重視。

　　6.試運行

　　系統完成開發后必須反復測試，證明達到設計要求，才能交付使用；不能邊檢測、邊使用、邊補救。

　　7.制定應急計劃

　　系統完成設計后，開發方應編制與系統相關的運行文件，并提出有關注意事項，以備在出現意外情況時，有條不紊地采取相應措施。使用單位也應制定自己的應急計劃，以備急需。令人擔憂的是，不少單位恰恰忽視了這一關鍵步驟，沒有起碼的應急計劃，假如系統一旦出現故障，后果不堪設想，損失將是巨大的。

　　8.加強風險控制，保證信息安全

　　實現會計電算化，必然解決信息安全問題。由于電子數據高度集中，高度依賴電腦，且受電腦病毒入侵、人為操作失誤、機器故障、非法毀損等因素影響，數據很容易被破壞，因此，會計電算化必然加強信息安全管理，一方面制定各種嚴格的管理制度，加強風險控制，加強管理；另一方面加強對員工的信息安全教育，嚴禁未經受權人員上機操作；不能連接與業務無關的終端，禁止與互連網連接；采用先進的加密技術，安裝“防火墻”，嚴防電腦病毒入侵，防止人為非法破壞數據。實踐證明，嚴格、有效的管理制度是信息安全的最好保障。

　　9.加強對財務系統使用前的審計

　　財務系統必須確保正確，才能投入使用，這是保證財務數據安全的關鍵。系統在投入使用前，應組織專家小組進行嚴格審計、從嚴檢測，并實地模擬運行。只有證明正確無誤的系統方可正式投入使用，只有經過“實戰”檢驗的系統才具有可靠性。必須指出的是，財務系統不能邊使用、邊檢測、邊維修，這樣風險很大，難于保證數據安全。

　　實行會計電算化，要求財務管理標準化、規范化，而財務軟件設計則要符合財務管理的特殊要求。只有相互適應、互相配合，才能設計出安全可靠、多功能、高質量的優秀軟件，更好地推進會計電子化工作。財務電算化是大勢所趨，是提高企業科學管理水平、增強競爭力的迫切要求——會計師、程序設計人員在這方面有著異常重要的作用，應充分調動他們的積極性、創造性。