會計分錄是每筆經濟業務列示其應借記和應貸記的帳戶及其金額的一種記錄。會計分錄的正確與否，直接影響到帳戶的記錄，乃至影響到會計信息的質量。

　　在手工環境下，會計分錄是根據借貸記帳法“有借必有貸，借貸必相等”的記帳規則編制的，在電算化會計中多數會計分錄的編制與手工是相同的，但也有部分會計分錄的編制與手工存在差異，需要進行相應的變換被計算機接收后才能保證會計信息的正確性，否則輸出的帳簿和報表信息有可能是錯誤的，如費用沖減、帳內調整等事項，這些會計分錄的編制在電算化會計中需要引起足夠的注意。

　　會計分錄是記帳的直接依據，根據會計分錄登記帳簿時，會計實務要求做到帳證相符。傳統的手工會計方式下某些會計分錄是經過人們大腦的分析，采用相反的顏色登記到帳戶相反的方向中去的。會計上，期間費用類帳戶一般是借方分析多欄式明細帳，平時發生的各項業務登記到借方，只有到結轉費用帳戶時，才從貸方轉出，出現貸方發生額。例如：“壞帳準備”是按照“應收帳款”期末借方余額的一定比例提取的，若“壞帳準備”期末貸方余額大于按照“應收帳款”期末借方余額的一定比例提取時，就要將其差額沖減“管理費用”，傳統手工會計分錄如下：

　　借：壞帳準備×××

　　　貸：管理費用×××

　　會計人員根據這個會計分錄登記“管理費用”明細帳時，由于“管理費用”是借方分析式多欄帳且平時不出現貸方發生額，會計人員必須經過大腦分析，用紅字（分錄本身是藍字）登記到“管理費用”相應明細帳戶的借方，從而造成帳證方向不一致。而在電算化會計中，計算機記帳不可能象人腦那樣分析，它會毫不猶豫地登記到“管理費用”相應明細帳戶的貸方，從而造成手工與機器登記的管理費用借貸方發生額不等（借方手工大，貸方手工為零），影響會計報表編制的正確性（計算機自動編表一般是用“管理費用”帳戶的借方發生額編表，而不用借貸方發生額差額，即凈發生額編表）。究其原因，是傳統會計不規范處理所致。會計人員應適應這種變化，將會計分錄變換成如下分錄，就不會出現上述問題。

　　借：管理費用×××（紅字）

　　　貸：壞帳準備×××（紅字）

　　實務中，還有一種編制會計分錄的做法也需要加以規范。例如：某采購員出差借款2000元，采購回來報銷，差旅費及補助等共支出1600元。假設借款時已作其他應收款處理，該采購員所花的費用記入“管理費用”。傳統會計實務通常編制一張收款憑證作如下會計分錄：

　　借：現金　400

　　　貸：其他應收款　-2000

　　　　　管理費用　1600

　　這樣在計算機帳務系統中，若定義的憑證類型是收、付、轉形式，以收款憑證錄入該憑證，又會產生上述同樣的問題，正確的做法是編制兩張記帳憑證：一張收款憑證（400）和一張轉帳憑證（1600），會計分錄如下：

　　借：現金　400

　　　貸：其他應收款　400

　　借：管理費用　1600

　　　貸：其他應收款　1600

　　周其林同志在《中國會計電算化》2000年第10期發表了題為“費用沖減會計分錄在會計電算化中的處理辦法”一文，談到了手工沖減費用的會計分錄通常是貸記某費用帳戶，并舉例假設黎明是機關管理人員，收到黎明同志退回的差旅費現金50元，手工會計分錄為：

　　借：現金　50

　　　貸：管理費用　50